先区分会员资料和宠物资料
会员资料解决联系、权益和交易关系,宠物资料则服务于具体照护与服务。把两类信息混在备注里,会让后续查询和更新变得困难。
一个会员可能关联多只宠物,因此宠物的品种、年龄、健康观察和服务偏好应分别维护。
- 会员:联系方式、标签、权益和消费
- 宠物:基础资料、健康观察和服务记录
优先维护会影响下一次服务的信息
过多且长期不更新的字段会降低员工记录意愿。门店可以优先保留直接影响预约、接待、洗护和寄养的信息。
涉及健康与敏感信息时,应说明用途、控制访问范围,并按照隐私政策处理。
- 常用服务与沟通偏好
- 毛发、性格和照护注意事项
- 疫苗、驱虫或用药观察
- 有效的会员权益和卡包
让每次服务自然更新档案
档案不应依赖一次集中补录。预约、服务执行、结算和回访都可以成为更新信息的节点。
员工发现资料变化时及时修正,比定期重新整理整份客户表更容易长期坚持。
- 预约时核对联系方式
- 到店时确认宠物情况
- 服务后补充必要记录
- 发现无效信息及时更正